Een personeelsdossier opzetten, het klinkt misschien als een eindeloze klus, maar het is ontzettend belangrijk voor ondernemers met personeel om er één te hebben.

In een personeelsdossier houd je bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen, maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één map. Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties over bepaalde personeelsgegevens kun je daardoor makkelijk beantwoorden. Wil het UWV bijvoorbeeld bij ontslag van een werknemer weten welke actie je hebt ondernomen om het gedrag van je medewerker aan te pakken, pak je gewoon het personeelsdossier erbij. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden.

Aanleggen personeelsdossier

Neem je een nieuwe medewerker in dienst, maak dan direct een dossier aan, waar je vervolgens alle gegevens in bewaart. Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.

Stamkaart

Hierop zet je in het kort de meest relevante gegevens: functie, naam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, bank- en gironummer, nationaliteit, geboorteplaats en de datum van indiensttreding. Met behulp van een stamkaart of stamblad kun je personeelsdossiers overzichtelijk houden.

Wat zit er in een personeelsdossier?

Een personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen:

1. Het personeelsdossier per werknemer
2. De salarisadministratie
3. Het collectief personeelsdossier

1. Personeelsdossier per werknemer

• Persoonlijke gegevens (stamkaart)
• Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat
• Bank- of gironummer
• Sollicitatiebrief en CV
• Kopieën van diploma’s
• Kopie van identiteitsbewijs
• Sofinummer
• Werkvergunning (bij een buitenlandse medewerker)
• Rechtspositie
• Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken
• Ondertekend personeelshandboek of huishoudelijk reglement
• Functioneren
• Functieomschrijving
• Promotie
• Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• Afspraken over opleidingen
• Berispingen, waarschuwingen
• Loopbaanontwikkeling
• Diversen

2. Salarisadministratie

In de salarisadministratie neem je per medewerker de gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d. Hierin bewaart u ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. Verder neem je in dit dossier per medewerker de volgende gegevens of afspraken op, indien van toepassing:

• Stamkaart
• Salaris
• Bonusregeling
• Onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer, verhuiskosten etc.)
• Regeling auto van de zaak
• Regeling bedrijfslening
• Bedrijfsspaarregeling
• Collectieve Ziektenkostenregeling
• Bank- of girorekeningnummer
• Loonbelastingverklaring (studenten- scholierenregeling voor jongeren)

3. Collectieve personeelsdossier

In het collectieve personeelsdossier – dat je hebt naast het individuele personeelsdossier – bewaar je per medewerker de volgende gegevens:

• Een kopie van de stamkaarten
• Ziek- en hersteld meldingen
• Vakantieregistratie per medewerker

Vertrouwelijke gegevens

In het personeelsdossier staan vertrouwelijke zaken. In verband met de privacy moet je hier zorgvuldig mee omgaan. Bepaal daarom wie inzage krijgt in het dossier, over het algemeen alleen jijzelf en de persoon die de administratie uitvoert. Dat kan door de dossiers in een afsluitbare kast op te bergen.

Wet bescherming persoonsgegevens

Hierin staat op welke gronden jij als werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden. Dat is in het geval dat:

• Het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die je met je werknemer hebt gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft).
• Je gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst).
• De werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

De werknemer heeft recht om zijn persoonsgegevens te mogen inzien. Als hij hierom vraagt, moet je binnen vier weken een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet je informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.

Wat moet er hoe lang worden bewaard volgens de wet?

Zeven jaar (na einde dienstverband):

• persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat
• datum van indiensttreding
• salarisadministratie

Vijf jaar (na einde dienstverband)

• loonbelastingverklaringen (ook voor de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
• kopie van het identiteitsbewijs (ook kopieën waarvan de geldigheidstermijn verstreken is dienen bewaard te blijven)

Twee jaar (na einde dienstverband)

• arbeidsovereenkomst
• wijzigingen in de arbeidsovereenkomst
• correspondentie over promotie, degradatie, benoeming, ontslag, etc.
• kopie van het getuigschrift
• verslagen functioneringsgesprekken
• correspondentie over het (problematisch) functioneren

Een jaar

• sollicitatiegegevens (brief, formulier, cv, referenties, getuigschrift)

Tip: Ruim het dossier regelmatig op

Zeker wanneer een medewerker al meerdere jaren in dienst is, krijg je op den duur waarschijnlijk last van dossiervervuiling. Schoon het personeelsdossier regelmatig op, bijvoorbeeld één keer per jaar. Adreswijzigingen, conceptbrieven, verlofbriefjes, geboortekaartjes en dergelijke kun je na een jaar verwijderen. Gebruik voor vernietiging van persoonsgegevens het liefst een papierversnipperaar.

De subsidie Praktijkleren is een compensatie voor de kosten die een werkgever maakt voor begeleiding van een deelnemer/student. De subsidie loopt via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

De subsidie Praktijkleren is bedoeld voor de volgende doelgroepen:

• leer-werktraject vmbo,
• BBL-traject in het mbo,
• duaal en deeltijd hbo-traject techniek (inclusief sector ‘agro’),
• tijdelijke aanstellingen bij universiteit of onderzoeksinstituut voor bekwaming tot wetenschappelijk onderzoeker of technologisch ontwerper,
• werknemers die een promotieonderzoek doen.

De voorwaarden voor subsidiëring van de plaatsen in het mbo en hbo zijn op hoofdlijnen als volgt:

• De deelnemer moet een volledig onderwijsprogramma volgen voor een erkend kwalificerend diploma (dus geen deelcertificaten) bij een in het Crebo of Croho geregistreerde opleiding.
• Uitsluitend de werkgever die de praktijkleerplaats of werk-leerplaats zelf verzorgt (erkend leerbedrijf) ontvangt de subsidie, dus niet een werkgever die louter als intermediair optreedt.

Aanvragen van de subsidie kan via een digitaal aanvraagformulier dat de werkgever uiterlijk vóór 15 september moet invullen. De verdeling van de beschikbare ‘subsidiepot’ vindt jaarlijks plaats na afloop van het studiejaar over alle kwalificerende werkgevers die tijdig een aanvraag hebben ingediend, op basis van het aantal aanvragen. Het bedrag per plaats is gemaximeerd op € 2.700.

Sinds 1 januari 2015 is het niet meer mogelijk om fiscaal vriendelijk pensioen op te bouwen boven de € 100.000. Dit betreft in uw organisatie misschien maar een beperkte groep medewerkers. Het heeft mogelijk wel impact voor deze medewerkers.

Vraag 1: Ga ik mijn medewerkers compenseren?

Medewerkers die meer verdienen dan € 100.000 gaan straks niet meer fiscaal vriendelijk pensioen opbouwen. Als u het salaris voor pensioenopbouw in uw pensioenregeling maximeert op € 100.000, is er ook geen pensioenopbouw meer boven de € 100.000. Dat betekent dat u over dit deel geen pensioenpremie meer betaalt. Deze ‘vrijval’ van pensioenpremie kunt u benutten om een compensatie toe te kennen voor deze groep. Die compensatie kunt u op verschillende manieren berekenen. U kunt bijvoorbeeld rekening houden met een fiscale staffel voor netto pensioenregelingen en daarmee per leeftijdscategorie een compensatie toekennen. Let op: dit kan mogelijk wel leiden tot leeftijdsdiscriminatie. Een alternatief is om een vast percentage van de salarissom boven de € 100.000 toe te kennen als compensatie, ongeacht de leeftijd van werknemers.

Vraag 2: Ga ik mijn medewerkers faciliteren met een netto spaarproduct?

Er komt fiscale ruimte om pensioen te sparen boven het salaris van € 100.000 vanuit het nettoloon. Over het spaarbedrag hoeft dan geen vermogensrendementsheffing te worden betaald in box 3. De hoogte van dit spaarbedrag is gemaximeerd op basis van een staffel. Per leeftijdscohort is bepaald hoeveel er maximaal gespaard kan worden. Het sparen zal dan plaatsvinden in een netto pensioenproduct. Verschillende verzekeraars en pensioenfondsen ontwikkelden hiervoor producten. U kunt als werkgever een collectief spaararrangement sluiten voor uw medewerkers. Dit zal meestal tot lagere tarieven leiden. Omdat de wetgeving op dit gebied nog niet helemaal rond is, zijn de producten nog in ontwikkeling. Naar verwachting komt hier op termijn meer duidelijkheid over.

Vraag 3: Welke risico’s wil ik afdekken voor mijn medewerkers?

De derde vraag is een zeer belangrijke vraag, zeker ook vanuit uw zorgplicht als werkgever. Als er geen pensioenopbouw meer is boven € 100.000, is er ook geen dekking meer voor het partnerpensioen boven dit salarisniveau. Dit kan leiden tot een inkomensachteruitgang bij overlijden van een medewerker uit deze inkomensgroep. Als werkgever kunt u ervoor kiezen hiervoor een collectieve verzekering af te sluiten of uw medewerkers zorgvuldig te wijzen op dit risico zodat zij eventueel zelf een verzekering kunnen afsluiten. De meeste pensioenverzekeraars zijn bereid om het risico over te nemen, zonder medische keuringen, als u de pensioenregeling reeds bij hen heeft ondergebracht.

De Verklaring arbeidsrelatie (VAR) verdwijnt en wordt vervangen door voorbeeldovereenkomsten (VBO).

Dit was in eerste instantie gepland per 1 januari 2016, maar is verder uitgesteld tot 1 april 2016. Hoewel de Eerste Kamer nog moet instemmen met het voorstel worden wel al volop de voorbereidingen getroffen voor de invoering per 1 april 2016. Een kort overzicht van de stand van zaken op dit moment.

VAR

Het was de bedoeling dat opdrachtgevers en opdrachtnemers vanaf 1 januari 2016 zouden gaan werken met door de Belastingdienst beoordeelde en goedgekeurde modelovereenkomsten. De VAR zou dan worden afgeschaft per 1 januari 2016. Omdat er nog te veel onduidelijkheden waren, is de invoering van de voorbeeldovereenkomsten uitgesteld tot – vooralsnog – 1 april 2016. Daarnaast is een implementatietermijn voorgesteld tot eind 2016. Dit betekent dat opdrachtgevers en opdrachtnemers tot eind 2016 de tijd krijgen om hun werkwijze aan te passen aan de werkwijze zoals die is opgenomen in een voorbeeldovereenkomst.

Het is niet nodig om een nieuwe VAR aan te vragen voor 2016 als uw omstandigheden niet wijzigen ten opzichte van uw huidige VAR (2014 of 2015). Verandert uw werk of de omstandigheden waaronder u werkt, dan moet u echter wel een nieuwe VAR aanvragen.

TIP!: Tot 1 april 2016 kunt u zich als opdrachtgever in ieder geval beroepen op de vrijwarende werking van de VAR dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen.

Voorbeeldovereenkomsten

Als de VAR definitief is afgeschaft, kunt u alleen nog vrijwaring krijgen dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen als u werkt volgens door de Belastingdienst beoordeelde en goedgekeurde modelovereenkomsten. Het is overigens niet verplicht om volgens zo’n overeenkomst te werken, maar u krijgt dan niet de gewenste vrijwaring. Op de website van de Belastingdienst is al een groot aantal beoordeelde en goedgekeurde modelovereenkomsten te vinden. U kunt bovendien uw eigen overeenkomst aan de Belastingdienst voorleggen ter goedkeuring.

In feite heeft u dus zelf de keuze of u werkt met een modelovereenkomst of een eigen overeenkomst.

Keuze modelovereenkomst

Het voordeel van werken met een modelovereenkomst is dat u zeker weet dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen. Er moet echter dan wel precies volgens de modelovereenkomst gewerkt worden. Omdat geen situatie hetzelfde is, heeft de Belastingdienst gelukkig een versoepeling aangebracht. In de algemene modelovereenkomsten en de modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen zijn de artikelen gemarkeerd die u echt niet mag veranderen. Deze bevatten namelijk de voorwaarden om te bepalen of sprake is van een dienstbetrekking. De niet-gemarkeerde artikelen mag u desgewenst aanpassen of aanvullen, mits dit niet in strijd is met de gemarkeerde artikelen.

Keuze eigen overeenkomst

Werkt u liever met een eigen overeenkomst, dan moet u zelf bepalen of er geen dienstbetrekking in het spel is. Is dit namelijk het geval, dan moet u loonheffingen inhouden en betalen. Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen of er wel of geen dienstbetrekking is. Daarom heeft de Belastingdienst een overzicht gepubliceerd van voorbeeldbepalingen die bijdragen aan het oordeel ‘wel of geen dienstbetrekking’.

Zo is bijvoorbeeld een van de kenmerken van een dienstbetrekking de gezagsverhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Staat dan ook in de overeenkomst dat de opdrachtnemer alle aanwijzingen en instructies moet opvolgen van de opdrachtgever, dan zou dit kunnen duiden op een dienstbetrekking. Staat er daarentegen dat de opdrachtnemer zelf bepaalt hoe hij het werk vormgeeft, dan draagt dit bij aan het oordeel ‘geen dienstbetrekking’.

LET OP!: U kunt uw eigen overeenkomst altijd voorleggen aan de Belastingdienst. Keurt de Belastingdienst de overeenkomst goed, dan heeft deze dezelfde vrijwarende werking als de gepubliceerde modelovereenkomsten, mits u ook precies volgens uw overeenkomst werkt. Werkt u echter liever met een eigen overeenkomst zonder dat deze is beoordeeld door de Belastingdienst, dan heeft u geen zekerheid vooraf dat u geen loonheffingen hoeft in te houden en te betalen.

Gewenningsperiode      

Om u te laten wennen aan het werken met modelovereenkomsten, krijgt u tot 1 januari 2017 de tijd om uw werkwijze aan te passen aan de werkwijze zoals opgenomen in de overeenkomst. Tot die datum hebben beide partijen (opdrachtgever en opdrachtnemer) een inspanningsverplichting. Zij moeten zich inspannen om de arbeidsrelatie zo vorm te geven dat er buiten dienstbetrekking wordt gewerkt. De Belastingdienst houdt gedurende deze implementatiefase toezicht, hanteert een terughoudend handhavingsbeleid en biedt een helpende hand bij de implementatie.

TIP!: Neem voor uw nadere vragen contact met ons op. Ook op de website van de Belastingdienst is meer informatie te vinden over het verdwijnen van de VAR, de overgangsregeling, het werken met modelovereenkomsten en de implementatietermijn.

Met de meeste mensen die je aanneemt, maak je een bruto loonafspraak. Pas na aftrek van loonheffing, sociale premies, etc. is bekend wat ‘in het handje’ overblijft.

Loonkosten

Als werkgever kijk je naar wat een werknemer je kost, dus naar zijn loonkosten. Die bestaan allereerst uit zijn brutoloon en wat daar bovenop komt. Maar daarnaast ook uit allerlei bijkomende kosten, zoals de door jou betaalde pensioenpremies, etc. Wat een werknemer van zijn brutoloon netto overhoudt, wordt door een aantal zaken beïnvloed, waar jij geen invloed op hebt, zoals zijn recht op hypotheekrenteaftrek.

Netto loonafspraak wettelijk toegestaan

Als werkgever mag je met je werknemer een netto loonafspraak maken. Dat is wettelijk niet verboden. Je moet dan wel het nettoloon gaan bruteren, zodat je de juiste loonheffing en sociale premies aan de fiscus afdraagt. Door het nettoloon te bruteren, neem je in feite de loonheffing voor jouw rekening.

Tenminste het bruto minimum(jeugd)loon

Aangezien je je werknemer ten minste het bruto minimum(jeugd)loon moet betalen, betekent dit dat hij na de brutering van het nettoloon, ten minste bruto op het niveau van het voor hem geldende minimum(jeugd)loon moet uitkomen. Zit hij daaronder dan zul je hem dus netto meer moeten betalen, om minimaal op het verplichte minimumloonniveau uit te komen. Om problemen in de toekomst te voorkomen, kun je je loonadministrateur dus maar beter een pro forma loonstrook laten maken, waarin het afgesproken nettoloon wordt omgerekend naar een bruto loon.

Loonheffing

Bij netto loonafspraken moet je ook zorgen dat je werknemer de heffingskorting op jouw bedrijf laat toepassen. Die heffingskorting zorgt er namelijk voor dat je een minder groot bedrag hoeft te bruteren.

Zo kost je een nettoloon van 80 euro op dagbasis met heffingskorting 110 euro aan bruto loon en 130 euro wanneer de heffingskorting niet wordt toegepast.

Doorwerking voor de toekomst

Het is wel verstandig het doorberekende bruto loon in de arbeidsovereenkomst met je werknemer op te nemen. Mocht er op enig moment sprake zijn van overheidsmaatregelen, die leiden tot een stijging van het bruto loon, dan voorkom je in ieder geval dat je te allen tijde verplicht bent je werknemer het afgesproken netto loon te betalen.

Drs JCM de Kort

De Kort HR Support

In 2015 zijn er drastische wijzigingen aangebracht in de ontslagroutes en de ontslagvergoeding.

Een kort overzicht van de belangrijkste wijzigingen.

1. Vaste ontslagroutes

Er zijn twee vaste ontslagroutes:

• bedrijfseconomisch ontslag en ontslag als gevolg van langdurige arbeidsongeschiktheid gaan via het UWV;
• ontslag om andere, in de persoon gelegen redenen gaat via de kantonrechter.

De procedure bij het UWV en de kantonrechter kost tijd. Deze proceduretijd kan volledig in mindering worden gebracht op de (fictieve) opzegtermijn. Wel moet een maand (fictieve) opzegtermijn overblijven.

Het is nog steeds mogelijk om als werkgever en werknemer onderling een beëindigingsovereenkomst te sluiten. Dit kan alleen schriftelijk. De werknemer heeft na ondertekening een bedenktijd van veertien dagen. De werkgever moet de werknemer expliciet schriftelijk op de bedenktijd wijzen. Verzuimt de werkgever dit, dan wordt de bedenktijd verlengd naar drie weken.

2. Houd rekening met de transitievergoeding

De ontslagvergoeding heet voortaan transitievergoeding. Alle werknemers hebben bij ontslag recht op een transitievergoeding, onder voorwaarde dat:

• zij ten minste twee jaar in dienst zijn geweest;
• de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever is beëindigd.

LET OP!: Ook werknemers met een tijdelijk arbeidscontract hebben recht op een transitievergoeding als zij ten minste twee jaar bij u in dienst zijn geweest.

Hoogte van de transitievergoeding

De vergoeding wordt per volledige periode van zes maanden opgebouwd. De regel is: 1/6 maandsalaris per zes maanden (1/3 maandsalaris per dienstjaar). En 1/4 maandsalaris per zes maanden (1/2 maandsalaris per dienstjaar) dat een werknemer langer dan 10 jaar in dienst is geweest. Dit laatste geldt niet voor een werknemer die bij een kleine mkb-werkgever (minder dan 25 werknemers) in dienst is.

LET OP!: De maximale transitievergoeding is per 1 januari 2016 verhoogd naar € 76.000,- (was € 75.000,-).

De werkgever kan de kosten van bijvoorbeeld outplacement of scholing aftrekken van de vergoeding. Deze kosten moeten zijn gemaakt met oog op het ontslag en in overleg met de werknemer.

LET OP!: De transitievergoeding geldt voor ontslagprocedures die zijn gestart op of na 1 juli 2015. Ontslagprocedures van voor die tijd worden nog afgewikkeld conform de oude regels.

Bepaling maandsalaris voor transitievergoeding

Het loonbegrip voor de berekening van de transitievergoeding bedraagt het bruto all-in maandsalaris, inclusief een evenredig deel van de vakantiebijslag, de vaste eindejaarsuitkering en overeengekomen variabele looncomponenten.

Geen transitievergoeding

U bent geen transitievergoeding verschuldigd als:

• de arbeidsovereenkomst eindigt voordat uw medewerker 18 jaar is geworden en uw medewerker gemiddeld niet meer dan 12 uur per week bij u heeft gewerkt;
• de arbeidsovereenkomst eindigt door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van uw medewerker;
• de arbeidsovereenkomst eindigt als gevolg van ernstig verwijtbaar handelen of nalaten van uw medewerker; denk hierbij aan diefstal, verduistering, bedrog, een vertrouwensbreuk, herhaaldelijk verzuim ten aanzien van controlevoorschriften bij ziekte of veelvuldig te laat komen;
• de werkgever in staat van faillissement is verklaard;
• aan de werkgever surseance van betaling is verleend;
• op de werkgever de Wet Schuldsaneringsregeling Natuurlijke Personen (WSNP) van toepassing is.

LET OP!: In de loonadministratie moet u de transitievergoeding aangeven als loon uit vroegere dienstbetrekking.

Opgebouwde dagen van vorig jaar vervallen per 1 juli. Sinds de wet per 1 januari 2012 is veranderd, is het opletten geblazen voor ondernemers als het gaat om de vakantiedagen. Vanaf die datum vervallen de opgebouwde vakantiedagen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd.

Het is zaak om je personeel op tijd in te lichten wanneer hun vakantiedagen dreigen te vervallen. Het is niet verplicht, maar wel zo netjes om dit te doen. Hebben ze nog veel dagen over die dreigen te vervallen, dan moeten zij de mogelijkheid krijgen om die op tijd op te nemen. Let er als ondernemer dan ook op dat je je vakantieplanning op tijd voor elkaar hebt. Zo voorkom je dat iedereen in de zomer tegelijk zijn dagen op wil nemen.

Vakantiedagen uit 2014 die nog over zijn, vervallen hierdoor eind juni 2015. Let op, het gaat hier wel om de wettelijke vakantiedagen, niet de extra vakantiedagen die op basis van cao of een andere regeling zijn toegekend. Die blijven vijf jaar geldig.

Afwijken van de wet

Van belang is om te zorgen dat je personeel deze dagen alsnog zo snel mogelijk opneemt of liever nog al heeft opgenomen. De bedoeling van de wet was immers het stuwmeer aan vakantiedagen aan te pakken. Is het niet mogelijk om de openstaande dagen op te nemen dan komen die dagen te vervallen. Er is een uitzondering: je mag met werknemers afspreken dat je de wettelijke vakantiedagen langer laat gelden. Denk hierbij aan ziekte, re-integratie of omdat het werk het niet toeliet. Dit moet dan wel in de CAO worden opgenomen of in de arbeidsovereenkomst met je werknemer. Bedenk hierbij wel dat dat je zo’n afspraak niet eenzijdig kunt wijzigen of intrekken.

Welke dagen eerst?

Wanneer je werknemers vakantiedagen opnemen kan er verwarring zijn: de laatst opgebouwde dag hoeft niet per se als eerste worden gebruikt. Hieronder zie je hoe lang welke dagen geldig zijn:

Soort vakantiedagen

– Bovenwettelijke vakantiedagen 2012: geldig tot 1 januari 2018

– Bovenwettelijke vakantiedagen 2013: geldig tot 1 januari 2019

– Wettelijke vakantiedagen 2014: geldig tot 1 juli 2015

– Bovenwettelijke vakantiedagen 2014: geldig tot 1 januari 2020

Bij het opnemen van vakantiedagen door je personeel kan het dus voorkomen dat eerst de wettelijke vakantiedagen van 2014 moeten worden opgenomen en daarna pas de oudere -maar langere tijd geldige- bovenwettelijke vakantiedagen uit 2012. Het is verstandig om dit goed bij te houden.

Afkopen

Een andere mogelijkheid is de vakantiedagen uit te keren in geld. Je werknemers mogen er ook voor kiezen hun dagen te doneren aan een goed doel. Ook hier weer opletten, dit mag alleen met de bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen mogen namelijk niet worden afgekocht tijdens de duur van de arbeidsovereenkomst. Dit mag alleen wanneer deze ten einde loopt. Tenslotte ben je niet verplicht dagen die komen te vervallen uit te betalen.

Aandacht voor de volgende vier zaken is dringend gewenst:

1. Oud zeer

Het is bezwaarlijk dat de werkgever in 2014 geconfronteerd wordt met een schadelast uit 2012. Er was in 2012 geen aanleiding om extra maatregelen te nemen. De vraag is of dit wel juist en rechtmatig is.

Tip: Zoek uit om welke ex-werknemers het gaat. Zijn er door het UWV/ Belastingdienst fouten gemaakt? Maak daarnaast werk van het met terugwerkende kracht in kaart brengen wie er uit dienst gegaan is. Leg daar een aparte administratie voor aan.

2. Uitval tijdens proeftijd

Een nieuwe medewerker een kans geven of het even aankijken is risicovol. Er is straks zelfs geen proeftijd meer mogelijk bij kortdurende contracten! De privacywetgeving maakt het moeilijk om door te vragen.

Tip: Maak nog serieuzer werk van het selectieproces. Bel alle referenties en eventueel oud-werkgevers na. Ik zie zelfs ontwikkelingen om aparte personeelsvennootschappen op te zetten.

3.  Onvoldoende inspanningen worden beboet

De nieuwe Ziektewet geeft het UWV de mogelijkheid om re-integratiekosten te verhalen bij de oud-werkgever. Gaat een medewerker ziek uit dienst, dan zal de afdeling Ziektewet van het UWV het re-integratiedossier bij de oud-werkgever opvragen. Blijkt dat er onvoldoende inspanningen zijn verricht levert mogelijk een rekening op van het UWV. Een voorbeeld: een administratief medewerkster functioneert prima. Na een eerste jaarcontract geeft de werkgever haar een tweede jaarcontract. Na twee maanden valt de medewerkster uit met forse psychische klachten. Het lopende arbeidscontract duurt nog 10 maanden. Behalve het opstellen van een probleemanalyse en een Plan van Aanpak doet de werkgever niets meer in het kader van de re-integratie. Daar zal het UWV een issue van maken. Waarom is er bijvoorbeeld geen arbeidsdeskundig onderzoek ingezet?]

Tip: Zet de verzuimbegeleiding bij werknemers met een tijdelijke overeenkomst net zo in als bij medewerkers die vast in dienst zijn. Maak daar geen onderscheid in.

4.  Ziek uit dienst

Als de werkgever voor een werknemer die uit dienst gaat een UWV-formulier ‘Ziek uit dienst’ moet invullen is er alle reden om nerveus te worden. Immers als de oud-werknemer ziek blijft, worden de Ziektewetuitkeringen inclusief een forse opslag 2 jaar later bij de werkgever in rekening gebracht. Stel dat deze oud-medewerker vervolgens in de WIA terecht komt gaat de financiële schade de komende jaren enorm oplopen. Als de werkgever een groeiende bedrijf is met een toenemende loonsom kan het zijn dat de bedragen die de oud-werknemer aan Ziektewet- en WIA-uitkering ontvangen heeft door de werkgever dubbel of driedubbel betaald worden. Zonder dat de werkgever er invloed op heeft. Dat is frustrerend. Als oud-werkgever heb je een groot financieel belang. Je bent echter afhankelijk van twee dingen:

1. De belastbaarheid van de ex-werknemer. Is er sprake van verbetering? Zijn de behandeltrajecten wel adequaat? Is er sprake van lange wachtlijsten? Bij het eigen risico dragerschap heeft de oud-werkgever c.q. zijn Ziektewetuitvoerder daar meer invloed op.
2. De inspanningen van het UWV. Het UWV gaat de arborol vervullen voor de oud-werknemer. Die rol levert het UWV een brevet van onvermogen op. Het feit dat het UWV voor zoveel instroom in WIA zorgt, was immers de aanleiding voor de nieuwe Ziektewet. De kans dat uw oud-werknemer, onder begeleiding van het UWV, in de WIA beland is 6 keer zo hoog als bij een gemiddelde werkgever. Daarnaast is de duur van de ziekteperiode gemiddelde twee keer zo lang als bij een private Ziektewetuitvoerders.

Tip: De Kort HR support bedient u met een goed advies. Met De Kort HR Support staat u er niet alleen voor !

Gevolgen voor u als werkgever

De kans het UWV u een loonsanctie oplegt is erg groot. Een derde jaar het loon doorbetalen, waarbij de verzuimverzekeraar niet uitkeert, is voor veel kleinere MKB-bedrijven onbetaalbaar. Bent u hierin verkeerd geadviseerd door uw arbodienst? Dan biedt onderstaande jurisprudentie mogelijkheden om de schade te verhalen op die arbodienst.

Wat te doen?

Stel dat u al te laat bent met de inzet van een tweede spoor? De Kort HR Support adviseert u in de mogelijkheden om een loonsanctie te voorkomen. Hebt u een loonsanctie opgelegd gekregen? Ook dan ziet De Kort HR Support vaak mogelijkheden om uw schade te beperken.

Uitspraak

Het UWV legde aan een werkgever een loonsanctie op omdat de werkgever niet uiterlijk bij de eerstejaarsevaluatie een Spoor 2 traject was gestart. De werkgever, die gaandeweg het re-integratieproces van arbodienst was gewisseld, stelde beide arbodiensten aansprakelijk voor de door hem geleden schade. De rechtbank achtte de eerste arbodienst niet aansprakelijk, maar de tweede arbodienst wel!

De werkgever, een garagebedrijf, was tot 1 januari 2010 aangesloten bij arbodienst 1 en was per die datum overgestapt naar arbodienst 2. Op 27 januari 2009 was de technisch directeur van het bedrijf ziek geworden. Toen deze werknemer na twee jaar arbeidsongeschiktheid een WIA-uitkering aanvroeg, legde het UWV aan de werkgever een loonsanctie op omwille van te beperkte reïntegratie inspanningen.

De werkgever moest daardoor een jaar langer het loon doorbetalen aan de werknemer. Het UWV verweet de werkgever dat het zogenaamde tweede spoortraject (gericht op het bevorderen van de re-integratie van de zieke werknemer in passende arbeid bij een andere werkgever) te laat was ingezet. Dat was namelijk pas gebeurd op 14 september 2010 en had volgens het UWV moeten gebeuren na één jaar ziekte, derhalve op 27 januari 2010.

De werkgever stelde beide arbodiensten aansprakelijk voor de geleden en te lijden schade. Hij verweet arbodienst 1 dat deze had nagelaten om tijdig een tweede spoortraject te adviseren en dat deze te lang gewacht had met het doorsturen van het dossier aan arbodienst 2. Arbodienst 2 werd verweten een te passieve houding te hebben aangenomen in afwachting van het dossier en eveneens te laat te hebben geadviseerd een tweede spoortraject te starten.

De rechtbank was van mening dat arbodienst 1 niet, maar arbodienst 2 wél aansprakelijk was voor de schade.

De rechtbank stelt vast dat voor de aansprakelijkheid van de arbodienst in het eerste jaar van de reïntegratie beslissend is of -en zo ja wanneer- het de arbodienst duidelijk had moeten zijn dat terugkeren binnen de eigen onderneming niet meer mogelijk was. Het verwijt aan arbodienst 1 dat het tweede spoortraject eerder gestart had moeten worden, omdat de werkgever steeds had aangegeven dat de werknemer zijn eigen werk helemaal niet meer kon verrichten, was volgens de rechtbank voldoende weerlegd door de stelling dat eerst een psychologisch belastbaarheidsonderzoek noodzakelijk was om te bepalen of de werknemer in de toekomst zijn eigen werk nog wel aan zou kunnen. En vervolgens een arbeidsdeskundig onderzoek, voordat kon worden vastgesteld dat de werknemer zijn eigen werk niet meer kon verrichten. De verantwoordelijkheid voor het doorsturen van het dossier naar arbodienst 2 berustte volgens de rechtbank bij de werkgever die de overeenkomst met arbodienst 1 had opgezegd, waarbij de rechtbank overweegt dat de werkgever over een groot deel van het dossier beschikte. Arbodienst 1 is daarom volgens de rechtbank niet aansprakelijk.

Arbodienst 2 was verantwoordelijk voor de advisering van de werkgever ten aanzien van de reïntegratie op het moment waarop de eerstejaarsevaluatie had moeten plaatsvinden. De rechtbank stelt vast dat het starten van een tweede spoortraject vanaf dat moment alleen achterwege mocht blijven als er een concreet perspectief was op hervatting in werk bij de eigen werkgever. Omdat de werkzaamheden die de werknemer verrichtte geen enkele loonwaarde hadden, was dat volgens de rechtbank niet het geval.

Arbodienst 2 kan zich daarom niet verschuilen achter het eerst laten doen van arbeidsdeskundig onderzoek en bleef daarom volgens de rechtbank in gebreke, door bij de eerstejaarsevaluatie niet te adviseren een aanvang te maken met de reïntegratie Spoor 2. Ook verwijt de rechtbank arbodienst 2 dat deze te weinig actief is geweest met het opvragen van het dossier bij arbodienst 1.